凡收到各级领导部门下发的文件、信函、电话、传真等均属于公文范畴。
一、公文的收发、审核、批阅、用印及销毁工作由学校办公室统一负责。
二、公文处理必须及时、准确、履行手续,上级行政机关及外部机关单位对学校的行文,须由学校办公室统一填写收文登记册和文件传阅处理单,并呈报校领导签署审批意见,交承办部门办理。急办文件,可直接报校领导处理,事后补办手续。文件处理后,由学校办公室收回文件存档。
三、凡以学校名义上报下发的公文,必须经学校主要领导审批、签发,未经学校主要领导签发的公文不得直接向学校内部、上级机关及外部单位行文。
四、需要发文的事项,应由主办单位拟定文稿,文稿拟定后,应填写《6165cc金沙总站检测中心发文审批单》(以下简称“《发文审批单》”),由本部门负责人、主管校领导进行初核并签署意见,交学校办公室复核。送审文稿必须内容完整、文字表述清晰、排版符合党政机关公文格式要求。
五、文稿复核后由学校办公室主任签署意见呈报学校主要领导审定、签发。
六、凡学校发文,必须交学校办公室编排发文号,由机要打字员打印,其他部门不得自行处理,打印公文要严格执行保密规定。
七、打印稿的校对,一校由拟稿部门负责,二校及三校由学校办公室负责;
文件打印完毕,由学校办公室再次核对无误后,加盖公章,并将《发文审批单》及加盖公章的文件存档。
文件打印装订完毕,由学校办公室登记后再向校内、校外分发。文件发出后如发现错误应及时按发出的份数全部收回并予以更正。
十、文稿一律使用正规的公文稿纸,对所列内容要逐项填写,在文稿中不得有贴页、裁页;使用计算机打印的文件底档,必须逐页按正规公文纸所列内容逐项填写,并经校长审批签字。
十一、拟稿一律使用蓝色钢笔或黑色签字笔。
十二、文件的存档,要有专人负责、分类妥善保管,采取措施防止破损、丢失、泄密和腐烂霉变。文件的保管期限,严格按国家有关规定执行。
十三、对于超过保管期限及处理完毕又没有保留价值的公文,经鉴别并经校长批准后,可以销毁,销毁公文必须按《国家行政机关公文处理暂行办法》规定执行,要由学校办公室登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销。
十四、上述规定必须严格执行,未按本规定执行的,对当事人和部门领导追究责任,按违纪处理;造成后果的按国家有关规定追究法律责任。
十五、本规定由学校办公室负责解释。
十六、本规定自发布之日起执行。